Chefssekreterare till Förvaltningschef Nära vård och hälsa i Malmö

Publiceringsdatum: 2024-12-05

Letar du efter möjligheter att arbeta inom administration, ekonomi, juridik? REGION SKÅNE är på jakt efter en skicklig chefssekreterare och du kan vara rätt person för jobbet. Sök nu om du är intresserad av att arbeta heltid hos REGION SKÅNE under tills vidare. De letar just nu efter nya medarbetare.

Att bo i närheten av Malmö kan vara en fördel för denna position, så om du redan bor i området bör du överväga att söka jobbet. REGION SKÅNE söker efter fler duktiga individer som vill arbeta som chefssekreterare. De har just nu ett ledigt jobb som chefssekreterare som kan vara av intresse för dig. Söker du efter en spännande karriär som chefssekreterare? Sök jobbet hos REGION SKÅNE senast torsdag den nittonde december 2024 och bli en del av deras team.

Jobbannons

Gör skillnad. Varje dag.

Är du nytänkande och ansvarsfull? Trivs du dessutom bra i en självständig men stödjande roll? Tycker du det är roligt att vara med och skapa något ifrån grunden? Då kan det här vara rätt tjänst för dig! Vi ser nu fram emot att välkomna en chefssekreterare till förvaltningschefen för en ny förvaltning, Nära vård och Hälsa!

Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt som grund för allt vi gör.

Förvaltningen Nära vård och hälsa är under uppbyggnad, och tas i drift den 1 januari 2025. Förvaltningen ansvarar för anslagsfinansierad vårdverksamhet inom nära vård i hela Region Skåne. I detta innefattas bland annat mobila team och specialiserad palliativ vård, mottagningsverksamhet och akutvård inom nära vård, 1177 på telefon samt vissa regiongemensamma funktioner. Dessutom ansvarar förvaltningen för utveckling och uppföljning av omställningen till nära vård i Region Skåne. Antalet medarbetare beräknas bli omkring 1 000.

ARBETSUPPGIFTER

Som chefssekreterare till förvaltningschefen har du en nyckelroll i att stödja och underlätta i det dagliga arbetet. Rollen innebär att du hanterar olika administrativa uppgifter som bland annat hantering av diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar, hantering av myndighetspost och framtagande av beslutsunderlag. Du behöver också kunna säkerställa en smidig kommunikation med interna och externa intressenter samt bidra i utvecklingen av arbetet inom förvaltningen. Du arbetar aktivt med att skapa och förbättra rutiner för ditt och verksamhetens arbete, vilket innebär att du kontinuerligt utvecklar och justerar sättet du arbetar på. I din roll kan det även ingå att delta i möten eller andra grupper där du ansvarar för att skriva anteckningar, planera agendor och skapa struktur inför och under mötet.

Därtill kommer dina arbetsuppgifter bland annat innefatta att:

• Hantera kalender och schemaläggning för förvaltningschefen.
• Organisera och förbereda möten, inklusive bokning av lokaler, förberedelse av agendor och distribution av mötesmaterial.
• Planera och boka resor.
• Fakturadministration.
• Hantera funktionsbrevlådor.
• Koordinera ledningsgruppens möten, inklusive förberedelse av agendor, protokollföring och uppföljning av åtgärdspunkter.
• Hantera korrespondens och kommunikation på uppdrag av förvaltningschefen, samt fungera som länk mellan hen och interna/externa intressenter.
• Delta i planering och utförande av interna och externa möten och event.
• Sammanställa och distribuera interna rapporter och meddelanden.
• Förbereda presentationer, rapporter och andra dokument enligt behov.
• Bidra aktivt i förbättringsarbete och strategiskt utvecklingsarbete vid avdelningen.

Tjänstens placeringsort är Malmö men resor inom Skåne ingår, bland annat till kontoret i Kristianstad.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har en relevant eftergymnasial utbildning inom administration, företagsekonomi eller liknande, alternativt en annan utbildning och/eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms likvärdig. Utöver din utbildning har du en gedigen och flerårig erfarenhet av en liknande roll där du arbetat med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter. Vidare har du goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift samt har god systemvana och erfarenhet av affärssystem. Har du erfarenhet av projektledning är detta meriterande. Det är önskvärt att du har erfarenhet både från offentlig organisation och från näringslivet.

För att lyckas och trivas i rollen är du pålitlig, ansvarstagande och drivs av utveckling samt lärande. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. Då du har många kontakter både internt och externt är det självklart att du har en hög känsla för service och för att skapa goda samarbeten. Vidare är du en person som är prestigelös och har framåtanda, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser framemot att lära känna dig!

ÖVRIGT

Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv - inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård - i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.